Autora: Bianca Lopes
No contexto jurídico, marcado por avanços tecnológicos contínuos, em que existem revisões legislativas frequentes e evolução nos métodos de trabalho, há um risco latente de que a qualidade dos serviços prestados aos clientes seja comprometida. Tendo em vista que, as melhorias muitas vezes implicam em alterações nos procedimentos. Portanto, é fundamental destacar a importância do sistema de controle de qualidade nas organizações jurídicas.
Nele é presente um conjunto de práticas e processos com o propósito de garantir que os serviços jurídicos atendam aos padrões estabelecidos, identificando falhas, corrigindo e prevenindo problemas futuros. Em sua essência, o controle de qualidade visa assegurar que os clientes recebam serviços jurídicos de alta qualidade, sem maiores empecilhos.
Neste contexto, torna-se necessário abordar o conceito do sistema de gestão de qualidade e seus princípios conforme estabelecidos pela norma ISO 9001, que incluem o foco no cliente, liderança, envolvimento das pessoas, abordagem de processo, melhoria contínua, tomada de decisões baseada em evidências e coordenação de relacionamentos.
A norma ISO 9001 define o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma organização como uma ferramenta de gestão organizacional que fornece métodos para controlar e gerenciar processos, bem como permite a verificação da eficácia das ações tomadas, com ênfase na satisfação do cliente e na busca constante da melhoria dos processos.
Ao implementar esse sistema em um Escritório de Advocacia de Volume, é possível seguir um conjunto de etapas estruturadas:
- Comprometimento da Alta Direção: O primeiro passo consiste em obter o apoio da alta direção do escritório de advocacia, que deve alocar recursos e definir metas para a implementação do controle de qualidade;
- Equipe de Controle de Qualidade Jurídica: É essencial designar ou contratar uma equipe dedicada à supervisão do controle de qualidade jurídica, incluindo advogados especializados em auditoria de casos e procedimentos;
- Identificação de Processos-Chave: Deve-se identificar os processos jurídicos essenciais na operação que precisam ser controlados, desde a triagem inicial de casos até a gestão de prazos e a revisão de documentos legais;
- Padronização de Procedimentos Jurídicos: É fundamental criar procedimentos e diretrizes claros para os processos jurídicos identificados, garantindo que todos os membros da equipe estejam cientes das melhores práticas;
- Treinamento e Capacitação Jurídica: Fornecer treinamento adequado à equipe jurídica é crucial para garantir que estejam preparados para seguir os procedimentos estabelecidos e estejam atualizados sobre as últimas leis e regulamentações;
- Implementação de Ferramentas de Controle: Utilizar ferramentas específicas para o controle de qualidade em um escritório de advocacia, como checklists jurídicas, auditorias de casos e inspeções de documentos;
- Avaliação e Melhoria Contínua Jurídica: É fundamental avaliar regularmente o sistema de controle de qualidade jurídica e fazer melhorias à medida que forem identificadas deficiências ou oportunidades de aprimoramento.
Resumindo, a implementação de um sistema de controle de qualidade eficaz em um Escritório de Advocacia de Volume proporciona uma série de vantagens específicas, que incluem aprimoramento da qualidade dos serviços jurídicos, redução de riscos legais, aumento da efetividade operacional, fortalecimento da competitividade no mercado jurídico e reforço da confiança dos clientes. Em um ambiente desafiador como esse, a adoção desse sistema é fundamental. Investir em um sistema de controle de qualidade representa uma estratégia inteligente para escritórios que desejam prosperar e manter uma reputação de excelência na prestação de serviços jurídicos.
